Ведення кадрового діловодства ОСББ та ЖБК в Одесі

Що таке ведення кадрового діловодства ОСББ та ЖБК та як воно регулюється

Ведення кадрового діловодства ОСББ та ЖБК — це система документів що підтверджують виникнення зміну та припинення трудових відносин між об'єднанням або кооперативом як роботодавцем та його персоналом з управління будинком. Вимоги до кадрової документації встановлені Кодексом законів про працю України та нормативними актами Мінсоцполітики.

Відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік» № 996-XIV кадрові документи є первинними для бухгалтерського обліку витрат на оплату праці персоналу ОСББ та ЖБК при управлінні будинком. Відсутність кадрового документа — підстава для відмови у включенні відповідних витрат до витрат управління будинком та для нарахування ПДФО та ЄСВ на суми що виплачені без належного оформлення. Ведення кадрового діловодства є складовою комплексного бухгалтерського обслуговування багатоквартирних будинків та тісно пов'язане з вирішенням кадрових питань ОСББ та ЖБК.

Що входить у ведення кадрового діловодства ОСББ та ЖБК

Ведення кадрового діловодства ОСББ та ЖБК включає кілька взаємопов'язаних груп документів що разом формують повну документальну картину трудових відносин з персоналом управління будинком.

Трудові договори та накази про прийняття персоналу

Підготовка трудового договору з кожним працівником ОСББ або ЖБК що містить всі обов'язкові умови — посаду місце роботи розмір заробітної плати режим роботи та строк договору. Підготовка наказу про прийняття на роботу встановленої форми та ознайомлення працівника з ним під підпис. Повідомлення ДПС про прийняття нового працівника до підписання трудового договору — обов'язкова умова законного початку роботи персоналу управління будинком. Детально — на сторінці вирішення кадрових питань ОСББ та ЖБК.

Ведення трудових книжок персоналу

Внесення записів до трудових книжок при прийнятті та звільненні — запис повинен містити точну назву посади дату прийняття та підставу для кожного запису. Зберігання трудових книжок у роботодавця протягом всього часу роботи персоналу ОСББ або ЖБК та їх своєчасне повернення при звільненні. Пошкоджений або втрачений з вини роботодавця запис у трудовій книжці — підстава для матеріальної відповідальності ОСББ або ЖБК перед працівником.

Особові справи персоналу ОСББ та ЖБК

Формування особових справ кожного працівника управління будинком — копія паспорту та ідентифікаційного коду заява про прийняття наказ про прийняття трудовий договір посадова інструкція та документи про освіту або кваліфікацію. Особова справа — перший документ що перевіряє Держпраці при інспектуванні одеських ОСББ та ЖБК.

Накази з кадрових питань управління будинком

Підготовка та реєстрація наказів про переведення на іншу посаду зміну умов праці надання відпусток стягнення та заохочення персоналу ОСББ або ЖБК. Кожен наказ нумерується реєструється в журналі наказів та зберігається в архіві. Накази про надання відпусток є підставою для розрахунку відпускних — без наказу нарахування відпускних не має документального підтвердження. Детально — на сторінці розрахунок заробітної плати працівників ОСББ та ЖБК.

Графік відпусток та табель обліку робочого часу

Підготовка графіку щорічних відпусток на кожний рік до 5 січня та ознайомлення працівників з ним під підпис. Ведення табелю обліку робочого часу — щоденна фіксація явки або відсутності кожного працівника ОСББ або ЖБК що є підставою для нарахування заробітної плати та виявлення прогулів при управлінні будинком. Відсутність графіку відпусток — окреме порушення що виявляється при перевірці Держпраці.

Посадові інструкції персоналу управління будинком

Розробка посадових інструкцій для кожної посади в ОСББ або ЖБК — прибиральника двірника електрика сантехніка бухгалтера та голови правління. Посадова інструкція є підставою для вимоги виконання певних обов'язків та для притягнення до дисциплінарної відповідальності при їх невиконанні при управлінні будинком. Без посадової інструкції правлінню важко обґрунтувати законність стягнення або звільнення за невиконання обов'язків.

Оформлення звільнення персоналу

Підготовка наказу про звільнення з зазначенням законної підстави ознайомлення працівника з наказом під підпис у день звільнення видача трудової книжки та розрахунковий лист внесення запису до книги обліку трудових книжок. Порушення будь-якого кроку цієї процедури — підстава для визнання звільнення незаконним через суд із зобов'язанням ОСББ або ЖБК поновити працівника та виплатити середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Типові помилки при веденні кадрового діловодства в ОСББ та ЖБК Одеси

Практика перевірок одеських ОСББ та ЖБК Держпраці виявила типові помилки кадрового діловодства що повторюються та тягнуть штрафні санкції при управлінні будинком.

Відсутність посадових інструкцій

Без посадової інструкції правління ОСББ або ЖБК не може законно вимагати виконання певних обов'язків та притягати до відповідальності за їх невиконання. При трудовому спорі відсутність посадової інструкції завжди на боці працівника — суд виходить з принципу що якщо обов'язки не були письмово визначені то й вимагати їх виконання неможливо.

Некоректні записи в трудових книжках

Неправильна назва посади скорочення що не відповідають штатному розкладу або відсутність дати прийняття — типові помилки що виявляються при перевірці трудових книжок персоналу ОСББ та ЖБК. Виправлення некоректних записів — окрема процедура що потребує правильного оформлення відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок.

Відсутність графіку відпусток

Графік відпусток є обов'язковим документом для кожного роботодавця що має найманих працівників — включаючи ОСББ та ЖБК. Відсутність графіку або його невчасне складання — порушення що виявляється при перевірці Держпраці. Крім того без графіку правління не може планувати роботу персоналу управління будинком та своєчасно попереджати працівників про початок відпустки.

Експертні рекомендації бухгалтера щодо ведення кадрового діловодства ОСББ та ЖБК

За роки ведення кадрового діловодства одеських ОСББ та ЖБК виявились практичні нюанси що визначають правильність документального оформлення трудових відносин при управлінні будинком.

Кадрове діловодство ОСББ та ЖБК — веди паралельно з бухгалтерією а не окремо

При веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК кадрові документи є первинними для бухгалтерського обліку витрат на оплату праці при управлінні будинком. Наказ про прийняття — підстава для нарахування заробітної плати. Наказ про відпустку — підстава для нарахування відпускних. Відсутність кадрового документа при веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК означає відсутність підстави для бухгалтерського запису — і при перевірці витрати не можуть бути підтверджені при управлінні будинком.

Табель обліку робочого часу ОСББ або ЖБК — заповнюйте щоденно

При веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК табель обліку робочого часу персоналу будинку при управлінні заповнений "приблизно" або "за пам'яттю" в кінці місяця — не є достовірним документом при перевірці Держпраці. Щоденне заповнення табелю при веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК — основа для правильного нарахування заробітної плати та захист від претензій працівників щодо обліку відпрацьованого часу при управлінні будинком.

Строки зберігання кадрових документів ОСББ та ЖБК — 75 років не помилка

При веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК накази про прийняття та звільнення особові справи та документи з нарахування заробітної плати персоналу будинку зберігаються 75 років при управлінні будинком. Це не бюрократична надмірність — при призначенні пенсії колишньому працівнику ОСББ або ЖБК через 30 років саме ці документи підтверджуватимуть його трудовий стаж та рівень заробітної плати при управлінні будинком.

При зміні правління ОСББ або ЖБК — акт передачі кадрових документів

При веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК передача кадрових документів від попереднього до нового правління при управлінні будинком повинна оформлюватись актом з детальним переліком переданих документів. Без акту передачі кадрових документів при веденні кадрового діловодства ОСББ та ЖБК нове правління несе відповідальність за стан всього кадрового діловодства — включаючи порушення допущені попередньою командою управління будинком.