Ведение кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК в Одессе.

Что такое ведение кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК и как оно регулируется

Ведение кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК — это система документов, подтверждающих изменение и прекращение трудовых отношений между объединением или кооперативом как работодателем и его персоналом по управлению домом. Требования к кадровой документации установлены Кодексом законов о труде Украины и нормативными актами Минсоцполитики

В соответствии с Закона "О бухгалтерском учете" № 996-XIV кадровые документы первичны для бухгалтерского учета затрат на оплату труда персонала ОСМД и ЖСК при управлении домом. Отсутствие кадрового документа — основание для отказа во включении соответствующих расходов в расходы управления домом и начисления НДФЛ и ЕСВ на суммы, выплаченные без надлежащего оформления. Ведение кадрового делопроизводства является составной частью комплексного бухгалтерского обслуживания многоквартирных домов и тесно связано с решением кадровых вопросов ОСМД и ЖСК.

Что входит в ведение кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК

Ведение кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК включает несколько взаимосвязанных групп документов вместе формирующих полную документальную картину трудовых отношений с персоналом управления домом.

Трудовые договоры и приказы о принятии персонала

Подготовка трудового договора с каждым работником ОСМД или ЖСК, содержащая все обязательные условия - должность, место работы, размер заработной платы, режим работы и срок договора. Подготовка приказа о принятии на работу установленной формы и ознакомления работника под подписью. Сообщение ГНС о принятии нового работника к подписанию трудового договора – обязательное условие законного начала работы персонала управления домом. Подробно — на странице решение кадровых вопросов ОСМД и ЖСК.

Ведение трудовых книжек персонала

Внесение записей в трудовые книги при принятии и увольнении — запись должна содержать точное название должности дату принятия и основание для каждой записи. Хранение трудовых книжек у работодателя в течение всего времени работы персонала ОСМД или ЖСК и их своевременное возвращение при увольнении. Поврежденная или потерянная по вине работодателя запись в трудовой книжке – основание для материальной ответственности ОСМД или ЖСК перед работником.

Личные дела персонала ОСМД и ЖСК

Формирование личных дел каждого работника управления домом – копия паспорта и идентификационного кода заявление о принятии приказа о принятии трудового договора должностная инструкция и документы об образовании или квалификации. Личное дело — первый документ, который проверяет Гоструд при инспектировании одесских ОСМД и ЖСК.

Приказы по кадровым вопросам управления домом

Подготовка и регистрация приказов о переводе на другую должность изменение условий труда предоставления отпусков взыскания и поощрения персонала ОСМД или ЖСК. Каждый приказ нумеруется в журнале приказов и хранится в архиве. Приказы о предоставлении отпусков являются основанием для расчета отпускных без приказа начисления отпускных не имеет документального подтверждения. Подробно — на странице расчет заработной платы работников ОСМД и ЖСК.

График отпусков и табель учета рабочего времени

Подготовка графика ежегодных отпусков на каждый год до 5 января и ознакомление работников под подписью. Ведение табеля учета рабочего времени – ежедневная фиксация явки или отсутствия каждого работника ОСМД или ЖСК, что является основанием для начисления заработной платы и обнаружения прогулов при управлении домом. Отсутствие графика отпусков — отдельное нарушение, которое выявляется при проверке Гоструда.

Должностные инструкции персонала управления домом

Разработка должностных инструкций для каждой должности в ОСМД или ЖСК — уборщика дворника, электрика, сантехника бухгалтера и председателя правления. Должностная инструкция является основанием требования выполнения определенных обязанностей и для привлечения к дисциплинарной ответственности при их невыполнении при управлении домом. Без должностной инструкции правлению трудно обосновать законность взыскания или увольнения за невыполнение обязанностей.

Оформление увольнения персонала

Подготовка приказа об увольнении с указанием законного основания ознакомления работника с приказом под подпись в день увольнения выдача трудовой книжки и расчетное письмо внесения записи в книгу учета трудовых книжек. Нарушение любого шага этой процедуры – основание для признания увольнения незаконным через суд с обязательством ОСМД или ЖСК восстановить работника и выплатить средний заработок за все время вынужденного прогула.

Типичные ошибки при ведении кадрового делопроизводства в ОСМД и ЖСК Одессы

Практика проверок одесских ОСМД и ЖСК Гоструда выявила повторяющиеся типичные ошибки кадрового делопроизводства и влекут штрафные санкции при управлении домом.

Отсутствие должностных инструкций

Без должностной инструкции правления ОСМД или ЖСК не может законно требовать выполнения определенных обязанностей и привлекать к ответственности за их невыполнение. При трудовом споре отсутствие должностной инструкции всегда на стороне работника — суд исходит из принципа, что если обязанности не были письменно определены, то и требовать их выполнения невозможно.

Некорректные записи в трудовых книжках

Неправильное название должности сокращения не соответствующих штатному расписанию или отсутствие даты принятия — типичные ошибки, выявляемые при проверке трудовых книжек персонала ОСМД и ЖСК. Исправление некорректных записей — отдельная процедура, требующая правильного оформления в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Отсутствие графика отпусков

График отпусков является обязательным документом для каждого работодателя, имеющего наемных работников, включая ОСМД и ЖСК. Отсутствие графика или его несвоевременная составление — нарушение, выявляемое при проверке Гоструда. Кроме того, без графика правления не может планировать работу персонала управления домом и своевременно предупреждать работников о начале отпуска.

Экспертные рекомендации бухгалтера по ведению кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК

За годы ведения кадрового делопроизводства одесских ОСМД и ЖСК оказались практические нюансы, определяющие правильность документального оформления трудовых отношений при управлении домом.

Кадровое делопроизводство ОСМД и ЖСК — веди параллельно с бухгалтерией, а не отдельно

При ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК кадровые документы первичны для бухгалтерского учета затрат на оплату труда при управлении домом. Приказ о принятии – основание для начисления заработной платы. Приказ об отпуске – основание для начисления отпускных. Отсутствие кадрового документа при ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК означает отсутствие основания для бухгалтерской записи и при проверке расходы не могут быть подтверждены при управлении домом.

Табель учета рабочего времени ОСМД или ЖСК — заполняйте ежедневно

При ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК табель учета рабочего времени персонала дома при управлении заполнен "приблизительно" или "за памятью" в конце месяца - не является достоверным документом при проверке Гоструда. Ежедневное заполнение табеля при ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК — основа правильного начисления заработной платы и защита от претензий работников по учету отработанного времени при управлении домом.

Сроки хранения кадровых документов ОСМД и ЖСК — 75 лет

При ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК приказы о принятии и увольнении личных дел и документов по начислению заработной платы персонала дома сохраняются 75 лет при управлении домом. Это не бюрократическая избыточность – при назначении пенсии бывшему работнику ОСМД или ЖСК через 30 лет именно эти документы будут подтверждать его трудовой стаж и уровень заработной платы при управлении домом.

При смене правления ОСМД или ЖСК — акт передачи кадровых документов

При ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК передача кадровых документов от предыдущего нового правления при управлении домом должна оформляться актом с подробным перечнем переданных документов. Без акта передачи кадровых документов при ведении кадрового делопроизводства ОСМД и ЖСК новое правление несет ответственность за состояние всего кадрового делопроизводства — включая нарушения, допущенные предыдущей командой управления домом.